Izvor: eKapija | Četvrtak, 08.10.2020.| 10:55
Izdvojite članak Odštampajte vijest

Vođenje sastanka je vještina koja se može naučiti

(Foto: Pressmaster/shutterstock.com)
Poslovni dogovori i rasprave ne smiju biti uzaludno gubljenje vremena, već moraju dovesti do rješenja i odluke

U mnogim kompanijama sastanci su uobičajeni način rada, dogovaranja i rješavanja problema, oni su potreban i neizbježan oblik poslovne komunikacije. Ipak, često traju predugo, znaju biti zamorni, a ponekad su i neučinkoviti. No, i vođenje sastanaka, kao uostalom i mnoge druge vještine, može se naučiti, prenosi portal Ladiesin.ba.

Način rada i vođenja sastanka zavisi o broju učesnika. Oni na kojima učestvuje više radnika uglavnom su informativni, dok su oni s manjim brojem učesnika efikasniji za rješavanje problema.

Bez obzira radilo se o sastanku stručnog tima, o početnom sastanku na početku izrade nekog projekta ili plana, redovnom sastanku tokom realizacije projekta, kontrolnom sastanku ili nekom vanrednom sastanku sazvanom zbog nastale situacije ili problema, sastanak bi trebalo da se odvija prema radnom planu.

Njime treba odrediti dnevni red, redosljed rasprave te postaviti vremenske rokove za raspravu. Kako bi sastanak bio uspješan, svaki učesnik bi trebalo da se pripremi za sastanak. Ako je ikako moguće (osim ako sastanak nije sazvan "ad hoc"), dnevni bi red učesnici trebalo da dobiju unaprijed kako bi njihova priprema bila kvalitetna. Važno je da učesnik u raspravi na sastanku zna šta želi reći, da se unaprijed pripremi, da bude svjestan poruke koju želi reći i da zna kako je prenijeti i uvjeriti i druge u svoje stavove.

Kako se sastanak ne bi "razvodnio" i odužio preko mjere, važno je držati se vremenskih okvira za izlaganje i za raspravu. Važno je, takođe, da se na sastanku donesu neke odluke te da se dogovore rokovi za poslovne rezultate koji bi trebalo iz te odluke da proizađu kao i način kako će se oni pratiti i vrjednovati.

Uspjeh sastanka najviše zavisi od vođe sastanka. Upravo na njemu leži odgovornost da pripremi, vodi i analizira sastanak. Vođa sastanka najprije mora poznavati učesnike i prilagoditi im se. On se mora pobrinuti da se dnevni red i radni materijali učesnicima dostave na vrijeme. Takođe, njegova dužnost je da ukratko izloži temu sastanka te da dopusti svakome da iznese svoje mišljenje o temi i argumente kojima potkrepljuje svoje mišljenje, no isto tako mora usmjeravati učesnike u raspravi da ne skreću s teme, da ne prekoračuju vrijeme, da iznose jasne argumente.

Uloga vođe sastanka je da kontrolira situaciju kao i reakcije učesnika, te da nakon iznošenja mišljenja podstakne donošenje konkretnog zaključka, odluke i plana za njeno ostvarenje.

Kako sastanak ne bi bio neuspješan, dobro je držati se sljedećih instrukcija:

- na početku ili prije sastanka treba utvrditi i pismeno učesnicima podijeliti dnevni red

- treba predvidjeti trajanje sastanka i svakog njegovog dijela

- za vođenje sastanka treba se dobro pripremiti, zaključke o akcijama treba jasno formulisati te postaviti kriterijume za provjeru rezultata.

- sastanak je dobro završiti sažimanjem rečenog i odlučenog, te ponavljanjem dogovora.

Predugi sastanci


- Na sastanku sam, tako glasi uobičajena rečenica mnogih poslovnih ljudi. Statistički podaci pokazuju da poslovni ljudi provode čak i do 80% radnog vremena na sastancima, a tu su uključeni i sastanci koji se nerijetko protegnu i nakon službenog završetka radnog vremena.
Unos komentara je omogućen samo ulogovanim korisnicima.